성공적인 CMS 구축을 위한 체크포인트

성공적인 CMS 구축을 위한 체크포인트

 

Prologue

 90년대 후반부터 사용자들의 증가와 사용량의 증가에 힘입어 발전한 국내 인터넷 산업은 고객인 사용자에 대한 서비스에 초점이 맞추어져 있었다.

양질의 컨텐트와 커뮤니티 서비스를 통한 고객의 확보와 더불어 B2B 혹은 B2C 형태의 상거래가 주 테마였으며, e-business 업체들도 이러한 분야에 대하여 에너지를 집중해 온 것이 사실이다. 물론, 이 분야는 여전히 그리고 앞으로도 그 중요성을 유지하면서 발전해나갈 분야기도 하다. 이 후에 등장한 e-CRM 분야도 여전히 사용자를 분석하여 무엇을 어떻게 서비스 할 것인가를 다룬 것으로 여전히 사용자에 대한 서비스와 연관 되어 있다.

문자 그대로 컨텐트 관리 시스템으로 정의 되고 있는 CMS분야는 앞서 언급한 분야들과는 달리 고객에 대한 서비스와는 직접적으로 관련이 없어 보인다. 그러나, 정확한 관리에 의하여 efficiency 가 높아진다면 고객에게 전달하고자 하는 내용을 빠른 시간에 실수나 오차 없이 정확하게 전달 할 수 있으므로 CMS도입은 프로세스 혁신으로 인한 원가 절감 뿐 아니라, 고객에 대한 서비스도 개선의 효과까지 기대할 수 있는 것이다.
IDC에 의하면 2000년 세계 CMS 시장 규모는 20억 달러로서 전년 대비 89.8% 나 증가 하였다.

전 세계 소프트웨어 시장 성장률이 경기 하락으로 11.8%에 그친 것에 비하면 괄목할만한 일이 아닐 수 없다 북미의 기업들은 e-business를 위한 경쟁력 강화를 위해 CMS를 필수 시스템으로 인식하고 도입하여 온 반면, 국내에 CMS라는 개념이 널리 알려지기 시작한 것은 최근 1년 이내의 일이다. 소프트뱅크리서치에 의하면 2001년 700억으로 시작한 국내 CMS시장이 2004년에는 2700억으로 증가할 것으로 예상하고 있다.

 현 상황에서 국내 기업들이 CMS에 대한 이해를 높이고, 실제로 시스템 성공적으로 도입하기 위해 고려해야 할 내용들을 중심으로 전개해 나가고자 한다.

1. CMS의 개념 정의

 CMS가 국내에 알려 지게 된 것은 Vignette, Documentum, Interwoven과 같은 해외 제품들이 국내에 소개 되면서 부터이다. 이 후 국내 솔루션 개발 회사들이 CMS라는 이름 하에 솔루션들을 출시하고 있다. 이 중 선진사 제품들은 넓은 개념의 CMS 기능들을 대체로 포함하고 있는 반면 국내 제품들은 CMS 기능 중 중요한 일 부분을 특화 시켜 개발한 제품들이 많다.
어떤 시스템의 정확한 개념을 이해하기 위해서는 나와 있는 제품을 참조 하는 것도 필요하지만, 그 시스템의 목적과 대상에 대한 명확한 개념의 이해가 필요하다. 그리함으로써 그 활용 방안을 넘어서 기업에 맞는 응용 방안까지 도출할 수 있으며 차후 발전 방향까지 고려 할 수 있기 때문이다. 이와 같은 취지에서 CMS의 대상인 컨텐트에 대한 고찰을 하고자 한다.

컨텐트는 가용 될 수 있는 정보이다. 디지털 시대의 컨텐트의 형태는 문자적인 언어 뿐 아니라, 기호, 이미지, 소리, 동영상 까지 포함하고 있다. 한 마디로 말하자면, 컨텐트는 e-Business 에서 고객에게 전달 되는 모든 서비스를 포함한다고 할 수 있다.

이와 같은 넓은 개념으로 CMS의 대상인 컨텐트를 인식하면서, 다음의 두 가지 관점에서 CMS의 역할을 정립할 수 있다.

첫째로, 컨텐트의 생성부터 수정, 승인, 출판, 보관, 그리고, 분배되어 최종적인 목적인 고객에게 전달 되고 페기, 관리 되기까지의 Life Cycle에서 각 과정을 어떻게 체계화 시키고 자동화 시켜서 정확, 신속하게 과정이 이루어 지도록 할 수 있는가 하는 것이다.

 둘째로는, 컨텐트가 각 과정에서 어떻게 관리, 가공, 응용, 변형, 확장, 유입, 전달 될 수 있는가 하는 것이다.

 

이처럼 거시적인 관점에서 본다면, 컨텐트 관리는 시스템은 단순한 하나의 애플리케이션을 넘어서 ERP, KMS, e-CRM, SCM 등과도 연결 시킬 수 있는 거대한 근간으로 이해 될 수 있다.

2. CMS의 주요기능

1) 웹 제작, 출판 기능
 CMS 중 web제작 및 관리부분을 별도로 분류하여 통상 WCMS (Web Content Management System )로 칭하고 있다. 웹제작, 표현 기능은 WCMS의 기능 중 가장 부가 가치가 높은 부분이라 할 수 있다. WCMS는 web관련 작업이 컴포넌트(모듈)단위로 이루어 질 수 있도록 한다. 그리고, 각 컴포넌트는 data 와 view를 분리되어 작업이 이루어 질 수 있도록 되어 있다. 따라서, 기존처럼 모든 부분에 대하여 프로그래머가 코딩을 통하여 일일이 작업할 필요 없어진다. 디자이너는 view에 해당하는 작업을 하면 되고, 웹 관리자는 모듈만 작성 되고 나면, 전문 언어에 대한 지식이 없이도 data만 view와 연결 시켜 신속하게 편집 수정, 출판 할 수 있다. 이 작업은 간단한 drag & drop로 이루어 진다. 대량의 컨텐트를 쉽고, 신속하게 다룰 수 있다는 점에서 이 기능은 국내외에서 각광을 받고 있다.
 컨텐트를 웹에서 출판(publication)하는 방식은 정적출판 (Static Publication)과 동적출판 (Dynamic Publication)의 두 가지가 있다. 정적출판은 HTML로 된 문서로 최종 출판 되어 최종 사용자들에게 전달 되는 방식으로 문서가 메모리에 캐싱(Caching)되어 전달 속도가 빠르며, 시스템의 부하(load)를 줄일 수 있는 장점이 있다. 내용이 잘 변하지 않는 페이지를 출판하는데 이상적인 방법이다. 반면, 사용자들에게 개인화 된 서비스를 하거나 실시간으로 DB의 내용을 최종 사용자들에게 전달하고자 할 때는 동적출판 방식을 사용하게 된다.

 

2) 컨텐트 입력, 저장
CMS에서 컨텐트를 입력할 때, MSWord와 같은 초보적인 tool을 사용할 수 있도록 하는 것도 있으며, HTML혹은 XML도 된 template으로 입력할 수 있도록 한 것도 있다. 이렇게 입력 된 컨텐트는 메타데이타 (컨텐트에 대한 프로파일 ; 작성자, 작성일, 카테고리 등)와 함께 저장 관리 된다. 이 메타데이타는 컨텐트를 검색, 카테고리화, 개인화, 그리고 외부 업체와의 신디케이션 하는데 있어서 핵심 요소가 된다.

 

3) History 관리
컨텐트는 version별로 관리 된다. 사용자는 컨텐트의 history를 볼 수 있으며, 그 속에 원하는 version을 택하여 복귀할 수 있다.

 

4) Workflow 관리
 CMS의 Workflow기능은 내부적으로 컨텐트를 저작, 편집 승인하는 과정을 자동화 시켜 주는 기술이다. 작업자들은 각자의 역할에 따라 맡은 부분을 수행하고 나면, 그 다음 단계의 일을 맡은 작업자에게 작업 list 혹은 e-mail로 작업 지시가 전달 된다. CMS의 workflow 시스템에서는 업무 분업 및 커뮤니케이션이 정확하게 자동으로 이루어 지므로 컨텐트의 품질을 높일 수 있다.

 

5) 멀티 채널 전달 관리
CMS의 장점 중 하나는 다양한 채널로 컨텐트를 전달 할 수 있다는 것이다. CMS를 통하여 HTML외에도, WML을 지원함으로써, PDA, 핸드폰과 같은 무선으로도 서비스가 가능하다. 그리고, PDF, e-mail과 같은 형태로 그 채널의 범위가 넓어지고 있다.

 

6) 신디케이션
B2B 컨텐트 사업 즉, 기업간에 컨텐트를 교류를 자동화 할 수 있도록 하는 기능이다. 여기서는 XML의 표준화 방식이 중요 이슈가 되고 있다. 여러 CP업체(Content Provider)들로부터 제공 받은 컨텐트들을 표준화하여 이를 저장하고 이를 다시 컨텐트 구매자의 요구에 맞게 일반 컨텐트, 어플리케이션, 상품 카탈로그와 같은 형태로 패키지화 되어 자동으로 공급 된다.

3. CMS 도입 효과

1) 사이트상에서의 신속한 고객 대응
CMS를 통하여 보다 신속하게 이루어 지는 컨텐트 생성, 수정 작업은 고객과의 커뮤니케이션 공간인 사이트 상에서의 신속한 대응으로 직결된다. 과거에는 컨텐트를 편집, 출판하는데 있어서 많은 양이 한꺼번에 몰림으로 인해 체증이 일어나는 병목현상 (bottleneck)이 나타나기도 하였고, 컨텐트의 데이터를 그대로 두고 디자인을 고치는 경우나 혹은 같은 디자인에 데이터만 수정하는 경우에도 일일이 코딩 작업을 거침으로 오래 걸렸으나, CMS환경에서는  간단한 drag & drop작업으로 처리 될 수 있게 되었다.

 

2) 사이트 운영 비용 절감
 CMS를 사용할 경우 전체적인 작업량이 감소 되는 것 뿐 아니라, 작업의 난이도가 낮아 짐으로써 한 사람이 다른 사람의 도움을 받지 않고도 할 수 있는 업무의 영역이 넓어 질 수 있다. 예를 들면 기술적인 지식이 없는 관리자가 프로그래머의 도움 없이도 컨텐트를 입력, 편집, 출판, 관리 할 수 있게 된다. 소프트뱅크리서치에 따르면, 7~8명의 웹 개발자를 필요하던 일을 CMS도입으로 1~2명의 개발자만으로도 운영 할 수 있을 정도로 비용 절감의 효과가 크다.

 

3) 조직 운영의 효율성 증대
CMS는 업무의 형태 뿐 아니라, 조직내의 역할들을 효율적인 분업 체제로 재정립한다. 웹제작, 관리 부분에서는 view와 data의 분리로 인해 디자이너는 페이지 레이아웃이나  템플릿작성과 같은 디자인 업무만하면 되고, 개발자는 coding에 대한 부담을 덜게 됨으로써 모듈 제작과 같은 기본 틀만 만들어 주면 되며, 웹 마스터는 이를 사용하기만 하면 된다. Workflow에서는 역할 분장과 부여 된 권한에 따라 자동적으로 업무의 분업이 자동화 된 의사소통에 따라 이루어 질 수 있도록 한다.

 

4) 다양한 채널과 연결
멀티채널을 통한 delivery 기능은 유선 뿐 아니라, 핸드폰, PDA, PDF, e-mail과 같은 다양한 매체에 연결 되게 함으로써 더 많은 고객들에게 다양한 형태의 컨텐트를 도달할 수 있게 한다.

 

5) 개인화 된 서비스 제공의 기반 마련
동적 페이지(Dynamic Page)에서는 사용자에 따라 각기 다른 컨텐트를 제공하는 개인화가 이루어 질 수 있다. 또한, 한 페이지 내에서 컴포넌트별로 동적페이지와 정적페이지를 나눌 수 있으므로 부분별로도 개인화가 가능하다.

4. 성공적인 CMS구축을 위한 고려 사항

 CMS 라는 이름으로 나와 있는 솔루션은 이름 있는 해외 솔루션부터 국내 솔루션까지 합하면 무수히 많다. 그러나, 제품마다 특성, 기능 범위들이 다르고, 이에 따라 가격도 차이가 많이 난다. 당연히 이러한 제품들에 대한 특성들을 개발회사들로부터 받아 보는 절차가 필요하다. 그리고, 이와 병행하여 기업 내부에서 CMS 도입을 통해 이루고자 하는 목적과 방향성이 동시에 고려되어 선택 될 때만이 비용 대비 높은 효과를 얻을 수 있다.
값비싼 외산 솔루션이라고 무조건 도입하고자 하는 회사의 목적에 다 적합하다고 볼 수도 없으며, 또한 국내 솔루션이라고 무조건 효과가 떨어질 것이라고 생각하는 선입관은 적합한 솔루션을 선택하는데 방해가 될 수 있다. Vignette, Interwoven, Documentum 등의 외산 솔루션은 선진 시장에서 기능성이 입증 되었고 기능의 영역이 넓고 포괄적인 장점이 있으나, 가격이 매우 높다. 외산 솔루션의 경우 솔루션 구축 비용 뿐 아니라, 유지보수를 위한 비용도 지속적으로 발생하는 경우라 많다. 반면 국내 솔루션은 외산 솔루션만큼 기능 범위가 넓지는 않으나, 가격이 외산 솔루션 대비 저렴하며, 직접 개발한 회사로부터 밀접하게 기술을 지원 받을 수 있는 장점이 있다. 참고로 국내 솔루션 중 특화 된 솔루션으로는 웹 제작, 출판 유무선 멀티채널 부분에 신디케이션 부분이 보강 된 네트빌의 e-Xpresso, B2B쪽에 초점을 맞춘 인터케이엠의 K2, 정보의 통합 관리와 컨텐트를 다양한 형태의 문서로 출력할 수 있는 K4M의 TeoCMS, 컨텐트의 생명 주기에 걸쳐 관리 기능을 제공하는 투나인정보기술의 e-Chorus, 카탈로그 제작 관리 기능을 갖춘 하늘정보의 Hi-CMS 등이 있다.
그러면, CMS 도입을 위해 고려해야 할 구체적 사항들을 살펴 보기로 하자.

 

첫째로, CMS 구축을 통해 달성하고자 하는 것이 무엇인지 명확하게 정의해야 한다.

여러 가지가 있을 수 있겠으나, 문제점 해결과 새로운 부가가치 기능 획득의 측면에서 이점들을 나열해 보고 우선 순위를 정해야 한다. 그러기 위해서 먼저, 현재 그 기업이 가지고 있는 문제점을 정확하게 진단하여 CMS가 이 문제점들을 어느 정도로 해결해 줄 수 있는지를 면밀히 살펴 보아야 한다. 예를 들면, 현재 많은 양의 웹사이트를 신속하게 발행, 수정하는데 크게 어려움을 느끼고 있다면 이에 WCMS 기능이 강한 솔루션을 찾아야 할 것이다.

 

둘째로, CMS 구축은 장기적이고 거시적인 관점에서 유연성과 다른 어플리케이션과의 연동관계를 고려하여 설계 되어져야 한다.

앞서 언급하였듯이 CMS는 ERP, KMS, e-CRM, SCM 등의 여러 어플리케이션과 연결 할 수 있는 거대한 기반이라고 할 수 있다. 현재 보유하고 있는 어플리케이션들과 앞으로 구성하게 될 어플리케이션과 CMS와의 연동 및 Synergy 효과를 반드시 살펴 보아야 한다. 예를 들면 CMS 중 동적 페이지(Dynamic Page)를 제공하는 기능이 있는 경우 개인화(personalization)를 할 수 있는 기반이 된다. 일부 선진사 CMS에서 볼 수 있는 고객의 분석기능은 고객의 행동을 관찰하여 feedback해 줌으로써 e-CRM의 토대를 마련해 주기도 한다.

 

셋째로, 회사 조직에 미치게 될 영향을 고려 해야 한다.

CMS를 도입하는 것은 단순히 기존 업무를 빠르고 편리하도록 하는 데서 끝나지 않는다. 기존의 업부 방식을 바꿀 뿐 아니라 직원들의 역할의 재 분담, workflow의 재 확립을 가져 올 수도 있다. 그리고, CMS의 사용으로 컨텐트 제작 관리 관련 투입 인력이 감소 할 수 있으므로 인적 자원의 재배치까지 가능할 수도 있다. 시스템에 맞추어서 새롭게 조직이 재정비 되는 일은 현대 사회에서 흔히 있을 수 있는 일이기는 하나, 조직 문화와 충돌이 없는지를 유의하여야 한다. 선진사의 workflow시스템은 권한의 이양, 명확한 역할 분담을 추구해 왔던 북미 기업들의 모델에 맞도록 제작 된 것이다. 국내 기업들은 이를 도입하기 전에 현재의 기업 문화에 맞는지를 살펴 보아야 하며, 아닐 경우 이에 맞게 조직을 재정립 하는데 무리가 없는지를 점검해 볼 필요가 있다.

 

넷째로, CMS 운영을 위해 필요한 역량, 기술적 지식을 내부적으로 보유하고 있는지 점검해야 한다.

예를 들면,  많은 경우 CMS를 운영 위해서는 XML에 대한 이해도가 있어야 한다. 이러한 기술적 지식에 대한 이해도가 없는 경우라면, 교육을 통해 얼마만큼 필요한 지식을 습득할 수 있는지를 알아 봐야 한다.

 위와 같은 요소들을 고려 할 때, 올바른 CMS를 선택하기 위해서는 CMS 솔루션 개발 회사에들에게만 물어 볼 것이 아니라, CMS를 사용하게 될 실무자들의 의견들도 들어 보아야 한다. 또한, 컨텐트는 외부로부터 공급 받기도 하고, 외부로 공급 하기도 하므로, 외부 관련 회사, 혹은 조직에 미칠 영향도 고려 해야 한다.

 

Epilogue

위에서 살펴 본 바와 같이 CMS가 가져다 주는 효과들과 선진 시장에서의 전례를 볼 때, 국내에서도 CMS가 필수 시스템으로 인식 되어 도입 될 가능성이 상당히 높다.
CMS가 성공적으로 적용 되어 효과를 얻기 위해서는 CMS의 기술을 구현해 주는 CMS개발 회사의 역할도 중요하지만 더 중요한 것은 CMS를 사용하게 될 주체인 기업의 의지이다. CMS도입의 효과를 최대화 하기 위해서는 단순히 CMS를 설치하는 데서 그칠 것이 아니라, CMS에 대한 충분한 이해를 바탕으로 조직 내의 업무 체계와 정책을 도입된 CMS와 가장 잘 조화할 수 있도록  만들어 나가는 노력이 반드시 필요하다.

네트빌 마케팅 팀장
김 창 집